Nhân viên văn phòng là những người làm việc trong một văn phòng để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh, quản lý và tổ chức của một công ty. Nhân viên văn phòng có một vai tròng rất quan trọng trong công ty, đóng góp vào sự thành công và phát triển của một công ty, tổ chức.
Hành Chính Văn Phòng Là Gì?
Hành chính văn phòng là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, phụ trách văn thư, hỗ trợ cho toàn thể nhân viên… Do tính chất công việc như vậy, các bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Tiếp sau đây, JobsGO sẽ trả lời câu hỏi nhân viên hành chính văn phòng là gì?
Yêu Cầu Cần Có Đối Với Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
Công việc của 1 nhân viên hành chính văn phòng khá nhiều. Vì thế nếu bạn đang muốn theo ngành này thì cần đáp ứng những yêu cầu sau:
Để trở thành nhân viên hành chính văn phòng, ứng viên cần phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên ở các chuyên ngành liên quan như: quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự, hành chính, các ngành khoa học xã hội khác,…
Ngoài ra, các ứng viên còn cần thêm các chứng chỉ như: chứng chỉ tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint…), chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS, TOEIC, TOPIK, HSK, JLPT hoặc chứng chỉ của ngôn ngữ khác tùy yêu cầu công việc),…
Xem thêm: Kỹ Sư Là Làm Gì? Tổng Hợp Kiến Thức Cần Biết Cho Người Kỹ Sư Tương Lai
Nhân viên hành chính văn phòng cần thành thạo kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian để duy trì đúng tiến độ công việc, tránh để tình trạng công việc rơi vào trạng thái căng thẳng, gấp rút.
Làm việc nhóm là một phần không thể thiếu trong hầu hết các môi trường văn phòng, công sở. Việc hợp tác với đồng nghiệp từ các phòng ban khác nhau, chia sẻ thông tin và kiến thức với thành viên trong nhóm là rất quan trọng. Nhân viên văn phòng cũng cần biết cách điều phối, phân công công việc cũng như giải quyết xung đột giữa các thành viên trong nhóm khi cần thiết.
Nhân viên hành chính văn phòng phải có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, súc tích bằng lời nói và văn bản. Là công việc giao tiếp giữa người với người trong một tập thể, nhân viên hành chính cần phải khéo léo trong cách ứng xử, giao tiếp. Kỹ năng lắng nghe giúp họ hiểu và xử lý thông tin từ đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng một cách chính xác.
Tổ chức và lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống, quản lý hồ sơ điện tử và vật lý một cách hiệu quả là kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng nào cũng phải có. Việc áp dụng các quy trình lưu trữ và bảo mật thông tin đúng cách giúp công việc trở nên thuận tiện hơn.
Trong thời đại số hóa, nhân viên hành chính văn phòng cần thành thạo các phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Thêm vào đó, việc sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý dự án trực tuyến như Trello, Asana, Google Workspace cũng vô cùng cần thiết.
Bất kỳ công việc nào cũng sẽ gặp khó khăn, vướng mắc. Đứng trước những vấn đề phát sinh, nhân viên hành chính tuyệt đối không được biến mọi chuyện trở nên căng thẳng hơn mà cần có cách xử lý mềm mỏng, tinh tế. Do vậy, nhân viên hành chính văn phòng cần có khả năng nhận diện và phân tích vấn đề một cách logic, luôn đóng vai trò như isfj người nuôi dưỡng để đưa ra các các giải pháp để giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể.
Nhà tuyển dụng khi khi lựa chọn nhân viên văn phòng sẽ đề cao sự đa năng của ứng viên. Vì thế những ứng viên có càng nhiều kinh nghiệm và đảm nhận được nhiều công việc khác nhau như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,…thì sẽ được đánh giá cao.
Xem thêm: Executive Là Gì? Những Vị Trí Executive Phổ Biến Nhất Hiện Nay
Các công cụ và phần mềm phổ biến trong công việc của nhân viên văn phòng
Để có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ và công việc của mình, nhân viên văn phòng cần phải sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ. Các công cụ và phần mềm phổ biến nhất trong công việc văn phòng bao gồm:
Trong quá trình làm việc, nhân viên văn phòng cần nắm vững các công cụ và phần mềm trên để thực hiện các nhiệm vụ và công việc hiệu quả. Ngoài ra, các bạn cần cập nhật liên tục về các công nghệ mới để nâng cao năng lực và đáp ứng tốt hơn với yêu cầu của công việc. Việc sử dụng các phần mềm này không chỉ giúp nhân viên văn phòng thực hiện công việc một cách hiệu quả mà còn giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.
d. Lương của trưởng phòng nhân sự
Với vai trò là người quản lý, mức lương trung bình của vị trí này sẽ thường cao hơn so nhiều so với nhân viên. Lương của vị trí quản lý được trả trung bình khoảng trên dưới 1000 USD/tháng.
Đi kèm với mức lương cao ấy là yêu cầu về trách nhiệm cùng trình độ chuyên môn phải cao. Bên cạnh đó là sự hiểu biết sâu rộng về nhiều lĩnh vực, kỹ năng lãnh đạo nhân sự tốt.
Vị trí Giám đốc nhân sự là cấp bậc cao nhất của bộ phận hành chính văn phòng. Đây là chức vụ được lãnh đạo bổ nhiệm sau một quá trình làm việc hiệu quả, đạt được nhiều thành tích xuất sắc, trình độ chuyên môn – nghiệp vụ cao. Với vị trí này mức lương thường dao động từ 2.500 USD đến 3.000 USD/tháng.
Thậm chí, ở một số tập đoàn lớn, doanh nghiệp nước ngoài mức lương còn có thể lên đến 4.000 USD/tháng với vị trí Giám đốc nhân sự.
Từ đó có thể thấy được rằng mức lương nhân viên văn phòng không hề cao như nhiều người đã lầm tưởng. Tuy nhiên, nếu có sự cố gắng, nỗ lực trong quá trình làm việc, bạn vẫn có cơ hội thăng tiến, hưởng mức lương xứng đáng với sự cống hiến của chính mình.
Thông tin về đào tạo và chứng chỉ nghề nghiệp liên quan đến nhân viên văn phòng
Hiện nay, có nhiều trung tâm đào tạo, tổ chức cung cấp các khóa học đào tạo và chứng chỉ nghề nghiệp cho nhân viên văn phòng. Các khóa học này bao gồm đào tạo kỹ năng sử dụng phần mềm, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian và công việc,…
Các chứng chỉ nghề nghiệp phổ biến nhất cho nhân viên văn phòng bao gồm MOS (Microsoft Office Specialist), ACP (Administrative Certification Program) và CAP (Certified Administrative Professional).
Mức lương của nhân viên văn phòng
Lương của nhân viên văn phòng ở mức bao nhiêu? Một trong những yếu tố được ứng viên quan tâm là mức lương khi làm công việc là bao nhiêu? Ở bài viết này chúng tôi sẽ đưa ra những thông tin cụ thể để bạn nắm được trước khi muốn xin vào một ví trị nhân viên văn phòng nhé!
Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
Nhân viên hành chính văn phòng phải đảm nhiệm một khối lượng công việc lớn, dưới đây là một số nhiệm vụ, công việc chính mà họ phải thực hiện:
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhân viên hành chính văn phòng là quản lý tài liệu và hồ sơ. Điều này bao gồm:
Mức Lương Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
Dưới đây là bảng mức lương của nhân viên hành chính văn phòng ở Việt Nam theo kinh nghiệm được JobsGO tổng hợp:
Lưu ý: Mức lương này là ước tính trung bình, có thể thay đổi tùy theo công ty, ngành nghề, vị trí địa lý. Tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, mức lương có thể cao hơn 10-20% so với các tỉnh thành khác. Ngoài lương cơ bản, nhiều công ty còn có các khoản phụ cấp và thưởng khác nhau.
b. Nhân viên văn phòng gặp những khó khăn gì trong công việc
Vì họ thường chỉ nhận được mức tiền lương cứng. Trong khi các bộ phận khác như nhân viên kinh doanh có thêm khoản trợ cấp, hoa hồng… Lương nhân viên văn phòng chỉ cao khi thực sự bạn giỏi, có năng lực. Và nó còn phụ thuộc vào mức độ công việc được giao.
Họ thường có thời gian làm việc cố định, thường xuyên tiếp xúc với “sếp”. Đặc biệt, nếu họ gặp những người lãnh đạo khó tính, công việc của họ khó khăn hơn nhiều.
Các bệnh mà nhân viên văn phòng thường gặp phải như béo phì, tim mạch, thoái hóa đốt sống cổ/thắt lưng… Việc ngồi nhiều, ngồi không đúng tư thế khiến bạn dễ bị đau mỏi cổ vai gáy, về lâu dài dễ bị đau đầu, chóng mặt. Thời gian làm việc 8 tiếng với máy tính, tiếp xúc quá nhiều dẫn đến các bệnh về mắt. Điển hình như rối loạn thị lực, mỏi mắt… Do ngồi trong phòng ít vận động, cơ thể dễ béo phì. Ngồi dưới điều hòa trong suốt quá trình làm việc, khiến da bị khô.Chính vì vậy, trong quá trình làm việc, bạn hãy canh thời gian để có thể vận động. Tránh tình trạng ngồi suốt thời gian làm việc, ảnh hưởng đến mắt, xương khớp. Đồng thời, hãy uống nhiều nước để bổ sung thêm nước, cấp nước cho da.
